În spatele colegului din stânga cărţile sunt aşezate în ordinea înălţimii, creioanele din pahar aşezate pe culori şi perfect ascuţite, iar hârtiile de pe birou sunt aşezate frumos şi sortate în bibliorafturi de culori diferite.
În dreapta zac pe jos şi pe masă mormane de ziare, reviste, ambalaje, bilete, hârtii.
Dacă peste aspectul vizual poţi trece, peste impactul aceleiaşi atitudini în ceea ce priveşte activitatea de zi cu zi la birou e mai greu de trecut. De aici nevoia de: Procese, Procese, Procese.
Definirea, formalizarea lor, automatizarea lor. Sunt trei paşi pe care mai degrabă companiile de mari dimensiuni le-au parcurs sau se gândesc să le parcurgă în România. Beneficiile însă nu ar discrimina nicio companie, fie ea o firmă de mici dimensiuni, o multinaţională de renume, un business cu o activitate mai puţin convenţională sau o instituţie de stat cu reguli stricte de securitate.
În cazul Xerox România, procesele ocupă un rol vital în buna funcţionare a companiei: sunt foarte bine definite, pornind de la proceduri simple, precum cererile de concediu până la cele mai complexe, cum ar fi aprobările pentru achiziţie.
"Automatizarea acestora era necesară pentru a eficientiza activitatea internă şi, mai ales, pentru a asigura transparenţă şi trasabilitate", explică Ioana Bulat, PR Manager Xerox România.
Astfel, Xerox a migrat de la procesele care au la bază un formular de hârtie, la cele care se desfăşoară în mediul electronic. De exemplu: fluxul de achiziţie. Acest flux este unul extrem de complex şi presupune o serie de aprobări la diferite niveluri, având ca suport un formular tipizat. Acest formular trebuie aprobat şi semnat de toţi participanţii înainte ca o achiziţie să poată fi efectuată, ceea ce înseamnă că durează foarte mult timp. În acest moment, fluxul este complet automatizat, în sensul că iniţiatorul completează un formular electronic, care este apoi transmis automat spre aprobare participanţilor. Mai mult, în orice moment starea cererii este cunoscută şi oricând poate fi vizualizat istoricul unui flux, respectiv cine şi când a aprobat, din ce motive o cerere a fost respinsă, şi aşa mai departe.
"În primul rând am câştigat timp. Datorită faptului că aplicaţia gestionează în mod automat procesele şi regulile interne, ne putem concentra exclusiv pe lucrurile care contează. Astfel, la numai o lună de la implementarea aplicaţiei, durata medie de finalizare a fluxurilor de lucru a scăzut cu aproximativ 80%. Cu ajutorul acestei aplicaţii, procese care durau uneori zile sau săptămâni se finalizează într-o singură zi. De asemenea, aplicaţia ne permite să observăm care sunt punctele sensibile ale proceselor şi să le optimizăm continuu. Există, de asemenea, indicatori privind numărul de fluxuri finalizate în medie, pe lună şi pe an. Şi aceşti indicatori au crescut semnificativ. Vorbim de sute de mii de fluxuri finalizate într-un an. Implicit există şi o economie considerabilă de consumabile", povesteşte Ioana despre impactul schimbărilor făcute.
"Cunoscând impactul pe care aplicaţia l-a avut pentru noi, aş recomanda-o oricărei companii, indiferent de dimensiune, care doreşte să îşi simplifice şi să îşi eficientizeze activitatea. Pot spune că beneficiile unui astfel de sistem sunt net superioare costurilor", completează Ioana.
Toţi angajaţii Xerox beneficiază în mod direct de noua aplicaţie, majoritatea proceselor existente fiind automatizate. Departamentele de Achiziţii, Vânzări, Service şi Resurse Umane au avut totuşi cel mai mult de câştigat de pe urma implementării acestui program.
Aplicaţia celor de la Xerox a fost construită cu un dezvoltator de software local, Essensys.
Există însă şi soluţii standard, care necesită doar implementarea cu ajutorul unui dezvoltator.
Software-ul de tipul celui dezvoltat penrtu Xerox poate fi util pentru orice companie care are 20-30 de angajaţi.
"Dacă nu ai procese e imposibil, nu e organizaţie, e anarhizaţie", spune Mihai Matei, general manager Essensys. "La început se poate folosi şi Excel, dar trebuie definite procesele. Unui angajat nou îi ia 2-3 săptămâni să se obişnuiască cu modul în care funcţionează compania. Software-ul ajută la micşorarea acestui timp de exemplu. A nu avea procesele definite este o boală, o boală a unei companii", continuă el. "În plus, un om inteligent nu trebuie să-şi petreacă timp organizând, clasând, să piardă timp cu birocraţia. Trebuie doar să gândească".
Transfer rapid de date peste mări şi ţări
Essenys este implicată în dezvoltarea mai multor soluţii software care ajută companii de diverse dimensiuni şi cu activităţi diferite să îţi organizeze activitatea şi fluxul de informaţii.
Împreună cu un dezvoltator de software din Olanda, Mastex, au dezvoltat un software pentru armatori, care automatizează procesele de mentenanţă ale vaselor – MXSuite. Soft-ul ţine evidenţa mai multor activităţi: Verificarea echipamentelor, Managementul echipajelor – acreditări, limbivorbite, skill-uri, Procurement piese, Reînnoirea certificatelor, Sincronizarea datelor, Document management. Prima versiune a fost dezvoltată în 2009.
"Cel mai greu este să ai controlul asupra flotei tale. După cum vă puteţi imagina, este foarte greu să duci un vas în port ca să vezi ce se întâmplă la bord. Aşa că ar trebui să se poată colecta date cu uşurinţă de pe vas. Pe de altă parte, echipajul trimite cereri pentru piese de schimb către birouri şi nu are de unde să ştie ce se întâmplă cu ele. Aşa că şi echipajul are nevoie de informaţii de la cei care lucrează în birouri. Desigur, asta fără să ne gândim la situaţiile criză", explică Peter van Driel, managing director Mastex Software BV, provocările administrative întâmpinate de companiile maritime.
Software-ul MXSuite ajută informaţia să circule cu uşurinţă în ambele sensuri, între birouri şi vase.
"Nu este întotdeauna o misiune uşoară, pentru că vasele nu au o conexiune la internet prin fibră optică şi avem de-a face cu conexiuni foarte lente, sau în cel mai rău caz, doar cu o conexiune la email prin satelit şi în acest caz suntem limitaţi la 200Kb per email. Imaginaţi-vă că trebuie să trimitem 1MB către vas…", povesteşte Peter.
Prin MXSuite se asigură colectarea informaţiei, arhivarea ei, interpretarea ei şi circulaţia ei între mai multe departamente ale companiei de shipping. Modulul de mentenanţă este în principal de interes pentru departamentul tehnic; certificatele de siguranţă şi calitate, toate aspectele legate de sănătate şi cererile pentru piese de schimb sunt de interes pentru departamentul de achiziţii.
Instituţiile publice îţi optimizează activitatea
Soluţiile software nu sunt un instrument care poate ajuta doar companiile private în organizarea activităţii şi dezvoltarea business-ului. Şi instituţiile de stat pot rezolva multe aspecte birocratice printr-o automatizare a proceselor şi o organizare cât mai profesionistă a informaţiilor.
Una dintre structurile din România care foloseşte deja de câţiva ani o aplicaţie software complexă de management al informaţiei este Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Mai precis este vorba despre o aplicaţie pentru evidenţa persoanelor private de libertate.
Prima variantă a început să fie dezvoltată şi utilizată în anul 1998, având la început un singur modul, prin intermediul căruia se înregistrau doar datele de identificare înscrise pe coperta dosarului de penitenciar al persoanei private de libertate. Apoi, treptat s-au adăugat noi module, ajungându-se ca în anul 2003 aplicaţia să conţină aproape toate elementele din dosarul de penitenciar, inclusiv algoritmi de calcul a pedepselor privative de libertate şi primele variante ale alertelor.
În anul 2003, printr-un proiect cu finanţare europeană, aplicaţia a fost portată pe o altă platformă, revoluţionară la acea vreme, căreia i-au fost adăugate noi funcţiuni, devenind o aplicaţie integrată, modernă, indispensabilă pentru activitatea sistemului penitenciar.
"Necesitatea unei aplicaţii software performante a apărut ca urmare a nevoilor sistemului (prelucrarea eficientă a volumului tot mai mare de date, obţinerea unei evidenţe în timp real pentru situaţia din penitenciare, accesarea bazei de date de către toţi utilizatorii avizaţi, indiferent de locaţie), în paralel cu evoluţia tehnologică", explică comisar şef de penitenciare Tiberiu Bărăian – Direcţia Tehnologia Informaţieişi Comunicaţii.
Iniţial, aplicaţia opera strict aspecte de evidenţă a persoanelor private de libertate, iar prin colaborarea cu Essensys au fost abordate şi alte domenii din activităţile care se desfăşoară cu persoanele private de libertate în sistemul penitenciar, în prezent fiind incluse aproape toate fluxurile de date care rezultă din activitatea structurilor de specialitate – Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar, Direcţia Reintegrare Socială, Direcţia Medicală, Direcţia Economico-Administrativă.
"Aplicaţia are o interfaţă user-friendly care oferă acurateţe şi o utilizare accesibilă, poate genera automatizat majoritatea rapoartelor şi statisticilor necesare în derularea activităţilor (materiale care, anterior, erau obţinute în perioade mari de timp, cu implicarea unor resurse umane considerabile). De asemenea, informaţiile pot fi verificate în timp real, iar Administraţia Naţională a Penitenciarelor poate monitoriza şi coordona activităţile unităţilor din teritoriu", povesteşte despre beneficiile aplicaţiei subinspector de penitenciare Georgiana Gherman – purtător de cuvânt al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Din perspectiva Direcţiei Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar, subinspector de penitenciare Valentina Gheorghe – Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar spune că prin sistemul informatic se realizează, pe lângă prelucrarea automată a datelor specifice referitoare la durata condamnărilor, infracţiunile comise, calculul pedepselor şi al fracţiunilor privind liberarea condiţionată, prezentarea deţinuţilor în faţa organelor judiciare, evidenţa acordării drepturilor, precum şi o mare parte a documentelor, care anterior erau întocmite manual de către lucrătorii de evidenţă. Şi în acelaşi timp, programul permite listarea unor documente necesare pentru deţinuţii nou-depuşi în penitenciar, transferaţi în alte locuri de deţinere, puşi în libertate, ridicaţi în cercetări, prezentaţi în faţa instanţelor de judecată sau implicaţi în diferite activităţi specifice sistemului penitenciar.
"În plus, lucrătorii care îşi desfăşoară activitatea în cadrul compartimentelor de evidenţă a persoanelor private de libertate pot fi formaţi într-o perioadă mai scurtă de timp şi beneficiază de o serie de funcţii menite să sprijine activitatea şi să fie evitate anumite erori umane", arată Valentina Gheorghe.
La nivelul Direcţiei Reintegrare Socială, aplicaţia este apreciată ca urmare a faptului că oferă acces la informaţii în timp real şi facilitează comunicarea între departamentele de profil, între structura din aparatul central şi departamentele teritoriale şi, nu în ultimul rând, între lucrătorii din cadrul structurilor de educaţie şi asistenţă psihosocială şi persoanele private de libertate – prin transmiterea datelor din planul individualizat", explică inspector principal de penitenciare Lucia Petrescu – Direcţia Reintegrare Socială.
Prin dezvoltarea aplicaţiei PMS WEB în anul 2012, a fost inclus şi modulul necesar în vederea aplicării Sistemului de creditare a participării persoanelor private de libertate la activităţi şi programe de educaţie, asistenţă psihologică şi socială, la activităţi lucrative, precum şi în situaţii de risc. Acest Sistem are scopul de a facilita implicarea responsabilă şi consecventă a persoanelor private de libertate în derularea activităţilor cu caracter recuperativ desfăşurate în mediul de detenţie şi contribuie la stimularea receptivităţii acestora. Prin includerea modulului specific acestui Sistem de creditare este gestionată evidenţa punctelor obţinute ca urmare a activităţilor derulate de persoanele private de libertate şi a sancţiunilor disciplinare, urmărindu-se asigurarea transparenţei şi obiectivitatea în acordarea recompenselor persoanelor care se afă în custodia sistemului penitenciar.
Subinspector de penitenciare Georgiana Gherman – purtător de cuvânt al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spune că Direcţia Medicală beneficiază la rândul său de un modul personalizat, care cuprinde date referitoare la afecţiunile medicale şi evoluţia stării de sănătate a persoanelor private de libertate, la care are acces doar personalul de specialitate.
"Mai mult ca sigur, beneficiul principal al utilizării aplicaţiei constă în gestionarea optimă a timpului, ca urmare a eficientizării activităţilor. Astfel, sunt obţinute, în intervale scurte de timp, situaţii complexe care reflectă realitatea. Alte beneficii pe care le putem adăuga sunt operativitatea, flexibilitatea şi îmbunătăţirea culturii instituţionale ca urmare a faptului că personalul derulează unitar activităţi în vederea atingerii obiectivelor instituţiei", sintetizează inspector principal de penitenciare Lucia Petrescu – Direcţia Reintegrare Socială.
De-a lungul timpului, aplicaţia a fost constant îmbunătăţită şi dezvoltată în funcţie de cerinţele şi necesitatea compartimentelor de specialitate din cadrul administraţiei penitenciare.
În vederea dezvoltării aplicaţiei, reprezentanţii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor intenţionează introducerea unor câmpuri noi în aplicaţie referitoare la evidenţa bagajelor persoanelor private de libertate depozitate în magaziile din unităţi şi crearea unui sistem de planificare a curselor de transport între unităţile penitenciare pentru persoanele private de libertate.
De asemenea, s-a demarat colaborarea cu alte instituţii din sistemul de apărare, ordine publică şi siguranţă naţională în vederea realizării unei baze de date comune.
